Um sistema de gestão de contratos PJ é um software que utiliza modelos e bibliotecas de cláusulas para padronizar o conteúdo de contratos PJ de fornecimento e venda; digitaliza e armazena contratos PJ em um local central; automatiza fluxos de trabalho focados na criação e execução de contratos PJ; e expande em volume à medida que novos contratos PJ são adicionados.
O termo “sistema de gestão de contratos PJ” pode ter significados diferentes para organizações diferentes. As opções variam desde arquivos físicos (sério!) a unidades de rede compartilhadas, passando por softwares de gestão do ciclo de vida de contratos PJ (CLM) com inteligência artificial que fornecem informações contratuais em tempo real — e tudo o que há entre esses extremos.
Mas hoje, quando falamos de um sistema de gestão de contratos PJ, nos referimos a um software que gerencia a criação, negociação, assinatura, renovação, análise de dados e operacionalização de contratos PJ.
Por que os sistemas de gestão de contratos PJ são tão importantes hoje em dia? Independentemente do seu tamanho e complexidade, as empresas precisam de uma forma de processar e aceder aos seus contratos PJ para saberem quais os seus direitos e compromissos com os fornecedores, clientes e parceiros. No entanto, embora isto pareça óbvio, muitas empresas não possuem um sistema de gestão de contratos PJ que forneça de forma consistente até mesmo as informações mais básicas, como as datas importantes de renovação ou expiração dos contratos PJ.